Archivia le tue email: ti è mai capitato di cercare una mail importante e non trovarla?
Nella vita di tutti i giorni utilizziamo sempre più strumenti di comunicazione istantanea, che superano l’email per velocità e semplicità di utilizzo. Tuttavia è inutile negare che la posta elettronica sia diventata ormai un pilastro fondamentale specialmente a livello di business, in parte perché è uno strumento entrato nelle nostre abitudini quotidiane da molti anni, ma soprattutto perché la mail è uno strumento che consente di ricevere qualcosa e di conservarlo, andando in questo modo oltre il semplice utilizzo di comunicazione tra le persone. Se i sistemi di instant messaging mi consentono di ricevere risposte alle mie richieste in tempo reale, e in questo sono imbattibili, le mail rimangono lo strumento più adatto per condividere documenti e per garantire ufficialità alle comunicazioni, tanto che sono ormai accettate ad ogni livello come prove documentali a livello processuale. Questa è una grande differenza: per il tipo di utilizzo fatto dello strumento potrei aver bisogno di risalire alle mie chat di qualche giorno fa, ma nel caso della posta elettronica la necessità potrebbe riguardare anche qualche anno fa, specialmente in situazioni critiche come quelle di una causa. Ecco perché il sistema di archiviazione delle email come Email Backup – The Email Archiving – è fondamentale per tutelare l’azienda.
La necessità di recuperare una vecchia mail è frequente, e proporzionale alle possibilità di non averne più alcuna copia
La legge di Murphy nell’informatica è molto precisa, e non lascia spazio all’ottimismo. Ma quali sono i casi in cui accedere al backup delle mail è fondamentale? Le situazioni sono le più diverse: dal recupero di un documento che ho cancellato pensando che non mi servisse più al furto del pc aziendale sul quale lascio lo storico della mia posta (problema che, con l’utilizzo del protocollo IMAP, si è fortemente ridotto, in quanto l’azienda dispone di una copia dei messaggi sui propri server); fino ad arrivare alla causa nella quale è fondamentale provare di aver ricevuto o inviato un documento, o al contrario di non averlo ricevuto o di aver ricevuto una comunicazione che mi ha indotto a commettere un errore. Tutte situazioni che le aziende devono affrontare quasi inevitabilmente.
Io sono tranquillo: faccio il .pst del mio mail server ogni notte. Sbagliato: non è questo che tutela l'azienda!
Nella maggior parte dei casi, quando si chiede al responsabile IT di un’azienda se effettua il backup della posta elettronica la risposta sarà positiva, probabilmente perché il server aziendale è configurato per archiviare la posta ogni notte. Questo dovrebbe mettere al riparo da ogni problema… ma non è così! Perché?
I motivi sono almeno tre:
- 01Anzitutto, questo tipo di backup viene fatto dopo che la mail è stata ricevuta o inviata, a un determinato orario, solitamente durante la notte. Pensateci bene: se aveste ricevuto una mail imbarazzante, nella quale viene evidenziato un grave errore o peggio un comportamento scorretto, cosa fareste? Naturalmente la cancellereste immediatamente dopo la ricezione per non lasciarne traccia sul server aziendale e, così facendo, il backup programmato per la notte successiva non troverebbe più la mail incriminata!
- 02Il .pst è un backup di tutta la posta elettronica aziendale, che tende a ingrandirsi fino a diventare enorme, con costi di gestione molto alti, tempi di ripristino molto lunghi, e l’inevitabile decisione finale di cancellare una buona parte dello storico – limitando quindi la profondità temporale del nostro backup – per salvaguardare il portafoglio aziendale e le esigenze del reparto IT
- 03Infine, il .pst è un archivio locale: in caso di problemi gravi, per esempio a livello elettrico, la probabilità che l’impatto di tali eventi coinvolga sia il server web che il server sul quale risiedono i backup è molto alta. Meglio preferire un backup remoto.
Email Backup, la soluzione per mettere la posta elettronica al sicuro. Per sempre
Superare i limiti che abbiamo appena visto è il motivo per il quale Promo.it ha pensato, sviluppato e oggi continua a lavorare sul proprio prodotto Email Backup The Email Archiving, una soluzione evoluta del backup della posta elettronica aziendale.
E la privacy?
Nessun problema neppure da questo punto di vista: il prodotto rispetta tutti i requisiti necessari e, con l’accorgimento di una corretta informazione aziendale, si potrà utilizzare in tutte le sue funzionalità. Numerose sentenze hanno stabilito che l’azienda ha il diritto di tutelare sé stessa con il backup delle mail. Saremo lieti di offrirvi un consulto anche sul piano legale, qualora lo riteneste opportuno.
MailStone è completamente GDPR COMPLIANCE, infatti grazie alla gestione controllata di tutte le operazioni di accesso, ricerca e lettura è conforme alla normativa in vigore sulla privacy.