Informativa Candidati

INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI CANDIDATI
(EX ART. 13 E 14 REGOLAMENTO UE 2016/679)

Premessa

Il presente documento (“Informativa”) intende fornirle indicazioni in merito al trattamento delle informazioni, come di seguito specificate, che verranno da Lei fornite o comunque disponibili presso la nostra struttura e che verranno trattate dalla stessa e/o da altri soggetti individuati per le finalità̀ di seguito indicate. L’Informativa, in particolare, è resa ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”) e successive norme nazionali di adeguamento (di seguito “Normativa Applicabile”).

Titolare del Trattamento

Promo.it S.r.l. (per brevità “Promo.it”) è la Società̀ che tratta i suoi dati ed ai fini di Legge, è considerata Titolare del trattamento dei dati. In tale veste essa è responsabile di garantire l’applicazione delle misure organizzative e tecniche necessarie e adeguate alla protezione dei suoi dati. La sede operativa della Società̀ è in Via Bergamo 60 – 23807 Merate (Lc) – Italia. E-mail: privacy@promo.it – tel. +39-039.9399930.

La Società ha nominato il Responsabile alla Protezione dei Dati (DPO) incaricato di garantire il rispetto delle norme per la tutela della sua Privacy, contattabile per questioni inerenti al trattamento dei suoi dati, all’indirizzo di posta elettronica: dpo@promo.it. Maggiori informazioni nello spazio a lei dedicato: “Diritti privacy”.

Tipologia dei dati trattati

I dati personali acquisiti da Promo.it possono essere raccolti direttamente presso l’interessato, il quale può comunicarli rispondendo ad annunci pubblicati online (es. sito web aziendale), su giornali o anche mediante candidatura spontanea, ovvero tramite terze parti (agenzie di lavoro, società di recruiment e altri soggetti che segnalino a Promo.it la sua candidatura. Le tipologie di dati personali oggetto di trattamento sono:

  • dati identificativi (nome, cognome, data di nascita, residenza, immagine, sesso, stato civile, codice fiscale, ecc.);
  • dati relativi al proprio percorso professionale;
  • dati relativi a competenze professionali, hobbies;
  • dati relativi al proprio percorso di formazione;
  • dati di traffico telematico.

Nell’adempimento di specifici obblighi, nonché in occasione di comunicazioni da parte del candidato, potrà accadere che il Titolare tratti dati appartenenti a categorie particolari di dati personali (art. 9.1 GDPR), ossia tali da far desumere lo stato di salute (appartenenza alle c.d. categorie protette, ecc.), l’adesione ad un sindacato, l’adesione ad un partito politico (esempio permessi per cariche pubbliche), le convinzioni religiose (ad esempio fruizione di festività religiose) e l’etnia. Va pure osservato che i dati di cui potrà venire in possesso il Titolare e da Lei forniti potrebbero essere inerenti anche a Suoi famigliari. Di seguito e complessivamente, i dati sopra descritti verranno indicati solo come “Dati Personali”.

Finalità e basi giuridiche del trattamento dei dati

Il Titolare ai sensi e per gli effetti degli art. 13 e 14 del Regolamento La informa che i Suoi dati personali saranno trattati in relazione:

  • ricerca e selezione di personale da inserire all’interno dell’organizzazione per una specifica posizione (anche attraverso le candidature spontanee) comprese le finalità di interesse legittimo correlate ovvero gli adempimenti amministrativi, il recepimento e gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.

Le basi giuridiche del trattamento sono identificate nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta ex art. 6.1 lett. b) e ogni autorizzazione pro tempore applicabile del Garante per la Protezione dei Dati Personali. Il trattamento, qualora nel CV siano presenti dati particolari (Reg. UE 2016/679 art. 9.2 lett. b) ed f)) è necessario per assolvere gli obblighi di legge ed esercitare i diritti specifici in materia di diritto del lavoro. È nel legittimo interesse del Titolare verificare l’idoneità̀ del candidato a ricoprire la posizione aperta (Reg. UE 2016/679 art. 6.1 lett. f)). Infine, Il consenso al trattamento non è necessario ai sensi dell’art. 24 del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (art. 9 lettera b Reg. 2016/679), in quanto il trattamento riguarda dati contenuti nei curricula spontaneamente trasmessi dagli Interessati ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro/collaborazione. Altrettanto per gli eventuali dati sensibili trasmessi con le stesse modalità̀ dall’Interessato, per i quali il consenso è escluso dall’art. 26 del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., comma 3, lett. B-bis).

Modalità di trattamento dei dati personali

Il trattamento dei suoi dati personali consiste nelle operazioni indicate all’art. 4 n. 2 GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. Inoltre:

  • i dati sono trattati e conservati presso la sede operativa del Titolare del Trattamento
  • il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale
  • non sono forniti dati personali a terze parti per finalità commerciali se non in caso di fusione e solo ai terzi coinvolti
  • non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali
  • il trattamento non sarà soggetto a processi decisionali automatizzati
  • saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza
  • raccolti per le legittime finalità determinate (“informazioni sul trattamento”)
  • saranno adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati

Accesso ai dati

I dati potranno essere resi accessibili esclusivamente per le finalità di cui nella presente informativa ai seguenti soggetti: dipendenti e collaboratori del Titolare, debitamente autorizzati dal medesimo, in qualità di soggetti autorizzati al trattamento e vincolato per legge da accordo di riservatezza.

Divulgazione, comunicazione dei dati personali a terze parti

I dati di natura personale forniti saranno condivisi con soggetti, che tratteranno i dati in qualità di responsabili (art. 28 del Reg. UE 2016/679) e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile (art. 29 del Reg. UE 2016/679), per le finalità sopra elencate. Nello specifico:

  • soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria
  • consulenti legali, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problematiche correlate alla possibile assunzione
  • studi esterni specializzati nella consulenza finalizzata al reclutamento e selezione del personale nonché alla gestione degli adempimenti amministrativi correlati (es. studio paga, agenzia del lavoro)
  • i dati non saranno diffusi e né trasferiti in paesi extra UE

In caso di fusione o acquisizione aziendale, i dati personali possono essere trasferiti a terzi coinvolti nella fusione o nell’acquisizione.

Data Retention

La informiamo che i Suoi dati personali forniti in sede di candidatura spontanea saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5.1, lett. c) del GDPR e saranno conservati nella banca dati dell’area Risorse Umane e Formazione fino ad un massimo di 12 mesi sulla base della potenzialità̀ dell’interesse della figura per Promo.it, decorrenti dalla ricezione del CV, ovvero dalla data dell’ultimo aggiornamento dello stesso comunicatoci e successivamente verranno distrutti, salvo Sua diversa segnalazione.

Durante tale periodo, Lei potrà altresì richiedere al titolare, di integrare o aggiornare i dati personali contenuti nel CV che la riguardano.

Nel caso di instaurazione di rapporto di lavoro a fronte di procedura concorsuale, i Suoi dati saranno conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale o di collaborazione. È fatto salvo in ogni caso la conservazione prevista dalla normativa che vi trova applicazione tra cui es art 2946 cod. civ, in caso di contenziosi i dati saranno inseriti in un archivio storico conservati fino alla conclusione del procedimento giudiziale e/o accordo e all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione esclusivamente per finalità̀ di scopo difensivo di Promo (vd. art. 6.1 lett. f) del Regolamento).

Politica Promo.it

Promo.it ha introdotto misure per proteggere la sicurezza dei dati dell’utente. Tratta i dati dei visitatori/utenti in maniera lecita e corretta, adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire accessi non autorizzati, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzata dei dati. Le terze parti tratteranno i Dati personali dell’utente solo in base alle nostre istruzioni e nella misura in cui abbiano accettato di trattare questi dati in modo riservato e di mantenerli sicuri.
La società adotta un prototipo di contestualizzazione che recepisce gli elementi fondamentali del GDPR:

Accountability e approccio basato sul rischio

Censimento dei trattamenti e Assessment dei rischi privacy (Master Policy)

DPO e vigilanza privacy

Data Protection by design e by default

Registro delle attività di trattamento

Politica di intervento data breach

  • Applica un sistema di gestione per la qualità essendo certificata ISO/IEC 9001:2015 (N.37921/19/S);
  • Applica un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni essendo certificata ISO/IEC 27001: 2017 (N.514/19)

Per approfondimenti, il candidato viene incoraggiato a parlare di ogni singola questione che riguarda le misure tecniche e organizzative con il DPO.

Diritti Privacy (ex Artt. 12-22 GDPR)

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l’accesso ai Suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento. Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex art. 21 del Regolamento nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Esercizio dei diritti da parte degli interessati

Ai sensi dell’art. 13.2 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato potrà in ogni momento esercitare i diritti sopra elencati e previsti dal GDPR: la richiesta va fatta per e-mail all’indirizzo privacy@promo.it allegando un documento Identificativo valido*.

*Per garantire il corretto esercizio dei diritti, Lei dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

Diritto di reclamo

Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal GDPR UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del GDPR UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del GDPR UE 679/2016.