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INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Premessa

La Newsletter di Promo.it S.r.l è pubblicata sul sito Internet istituzionale e distribuita via e-mail – in automatico e gratuitamente – a quanti fanno richiesta di riceverla. I dati forniti saranno utilizzati con strumenti informatici e telematici al solo fine di fornire il servizio richiesto e, per tale ragione, saranno conservati esclusivamente per il periodo in cui lo stesso sarà attivo.

Titolare del trattamento

Promo.it S.r.l (per brevità “Promo.it”) è la Società̀ che tratta i suoi dati ed ai fini di Legge, è considerata Titolare del trattamento dei dati. In tale veste essa è responsabile di garantire l’applicazione delle misure organizzative e tecniche necessarie e adeguate alla protezione dei suoi dati. La sede operativa della Società̀ è in Via Bergamo 60 – 23807 Merate (Lc) – Italia. E-mail: privacy@promo.it – tel. +39-039.9399930.

La Società̀ ha nominato il Responsabile alla Protezione dei Dati (DPO) incaricato di garantire il rispetto delle norme per la tutela della sua Privacy, contattabile per questioni inerenti al trattamento dei suoi dati, all’indirizzo di posta elettronica: dpo@promo.it. Maggiori informazioni nello spazio a lei dedicato: “Diritti privacy”.

Tipologia di dati trattati

Quando un utente sottoscrive l’abbonamento alla newsletter, i dati inseriti nella relativa maschera di input vengono trasmessi a Promo.it e sono:

  • Dati identificativi: cognome e nome e indirizzo e-mail.
  • Dati telematici: indirizzo IP, data e ora di registrazione.

Per l’iscrizione alla nostra newsletter impieghiamo la cosiddetta procedura double opt-in. Ciò vuol dire che, dopo la sua iscrizione, le invieremo un’e-mail all’indirizzo comunicatoci, in cui le chiederemo di confermare la sua volontà di ricevere la newsletter. Se l’iscrizione non viene confermata entro 48 ore, le informazioni vengono bloccate e, dopo un mese, eliminate in automatico.

L’indicazione di ulteriori dati contrassegnati come speciali è volontaria e consente il contatto personale con lei o l’invio di ulteriori informazioni.

Informazioni sul trattamento: finalità A

Dati forniti direttamente dall’Utente nell’ambito dell’iscrizione alla mailing list del Sito

Si tratta dei dati forniti al Titolare direttamente dall’Utente quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, indirizzo e-mail, ecc. a seguito di richiesta di iscrizione al servizio di mailing list del Titolare erogato per ricevere la newsletter, un aggiornamento informativo periodico che l’azienda, invia ai propri clienti, utenti o membri, riguardo alle proprie attività.

I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al fine di inviare la newsletter di Promo. La base giuridica è la necessità di dare esecuzione alle richieste di ricevere un servizio direttamente disponibile tramite il sito: si tratta dunque di conferimento di dati necessari per dare riscontro ad una specifica richiesta, come tali i dati di volta in volta raccolti sono obbligatori e, qualora non intenda fornirli, non sarà possibile erogare il servizio.

Per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare l’iscrizione alla newsletter comporta la conservazione dell’indirizzo IP dell’utente, nonché della data e dell’ora della registrazione. Ciò serve a evitare eventuali abusi dei servizi o degli indirizzi e-mail.

Informazioni sul trattamento: finalità B (facoltativo)

Con riferimento alle altre finalità di trattamento dei dati personali, nello specifico di seguito elencate, il suo consenso (all’uopo richiesto) è necessario e meramente facoltativo. Costituisce quindi base giuridica il consenso, espresso, esplicito libero e informato (Art. 6 (a) GDPR Considerando C42, C43) per le seguenti finalità:

Marketing diretto

Ricezione di offerte promozionali mediante invio di newsletter: materiale promozionale, commerciale e pubblicitario inerente eventi ed iniziative del titolare del trattamento.

Natura del conferimento

Il conferimento dei dati per la finalità è facoltativo e in mancanza dello stesso, i suoi dati non saranno trattati per il perseguimento di tale finalità.
Il diniego del conferimento non pregiudicherà la fruibilità della pagina web e dei servizi ad esso connessi.

Data Retention

Data Retention per le finalità A

Fino a 36 mesi.

Data Retention per le finalità B

Fino a sua opposizione (opt-out/revoca del consenso): i dati vengono utilizzati esclusivamente per l’invio della newsletter. L’utente ha la facoltà di disdire in qualsiasi momento l’abbonamento alla newsletter, nonché di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso alla conservazione dei dati personali (a tale scopo in ogni newsletter è contenuto il relativo collegamento di cancellazione). Per non ricevere più la newsletter, inserire il proprio indirizzo e-mail nel form presente e cliccare sul pulsante “Cancella iscrizione”. In caso di problemi tecnici, è possibile inviare una segnalazione e-mail a: privacy@promo.it.

Modalità di trattamento e trasferimento

Il trattamento dei dati personali consiste nelle operazioni indicate all’art. 4 n. 2 GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati sono trattati utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento di essi in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità. Non sono forniti dati personali a terze parti per finalità commerciali; Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali; Il trattamento non sarà soggetto a processi decisionali automatizzati.

I Dati personali possono essere trasferiti e/o trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE+ Norvegia, Liechtenstein, Islanda) a condizione che l’adeguatezza del Paese terzo o dell’organizzazione sia riconosciuta tramite decisione della Commissione europea (art. 45 GDPR). In assenza di tale decisione, il trasferimento è consentito ove il titolare o il responsabile del trattamento forniscano garanzie adeguate che prevedano diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi per gli interessati (art. 46 GDPR); fra società dello stesso gruppo diffuse anche in Paesi terzi, in cui sussistono norme vincolanti di impresa (BCR) approvate dall’Autorità di controllo nazionale (art 47 GDPR) se sussistono le situazioni di deroga specificate dall’art. 49 GDPR.

Accesso ai dati

I dati potranno essere resi accessibili esclusivamente per le finalità di cui nella presente informativa ai seguenti soggetti: dipendenti e collaboratori del Titolare, debitamente autorizzati dal medesimo, in qualità di soggetti autorizzati al trattamento e vincolato per legge da accordo di riservatezza.

Politica Promo.it

Promo.it ha introdotto misure per proteggere la sicurezza dei dati dell’utente. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Le terze parti tratteranno i Dati personali dell’utente solo in base alle nostre istruzioni e nella misura in cui abbiano accettato di trattare questi dati in modo riservato e di mantenerli sicuri.

La società adotta un prototipo di contestualizzazione che recepisce gli elementi fondamentali del GDPR:

Accountability e approccio basato sul rischio

Censimento dei trattamenti e Assessment dei rischi privacy (Master Policy)

DPO e vigilanza privacy

Data Protection by design e by default

Registro delle attività di trattamento

Politica di intervento data breach

  • Applica un sistema di gestione per la qualità essendo certificata ISO/IEC 9001:2015 (N.37921/19/S);
  • Applica un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni essendo certificata ISO/IEC 27001: 2017 (N.514/19)

Per approfondimenti, Il Cliente viene incoraggiato a parlare di ogni singola questione che riguarda le misure tecniche e organizzative con il DPO.

Divulgazione, comunicazione dei dati personali a terze parti

I dati di natura personale forniti saranno condivisi con soggetti, che tratteranno i dati in qualità di responsabili (art. 28 del Reg. UE 2016/679) e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile (art. 29 del Reg. UE 2016/679), per le finalità sopra elencate. In specifico:

  • Consulenti e professionisti o società̀ che collaborano con l’organizzazione al fine di erogare il servizio richiesto nominati responsabili del Trattamento.

In caso di fusione o acquisizione aziendale, i dati personali possono essere trasferiti a terzi coinvolti nella fusione o nell’acquisizione.

I soggetti terzi cui possono essere comunicati i Suoi Dati Personali agiscono quali: 1) Titolari del trattamento, ossia soggetti che determinano le finalità̀ ed i mezzi del trattamento dei Dati Personali; 2) Responsabili del trattamento, ossia soggetti che trattano i Dati Personali per conto del Titolare o 3) Contitolari del trattamento che determinano congiuntamente le finalità ed i mezzi dello stesso.

Diritti Privacy (ex Artt. 12-22 GDPR)

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l’accesso ai Suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché́ di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento. Lei può̀ formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex art. 21 del Regolamento nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Esercizio dei diritti da parte degli interessati

Ai sensi dell’art. 13.2 del Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato potrà in ogni momento esercitare i diritti sopra elencati e previsti dal GDPR: la richiesta va fatta per e-mail all’indirizzo privacy@promo.it allegando un documento Identificativo valido*.

*Per garantire il corretto esercizio dei diritti, Lei dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

Diritto di reclamo

Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal GDPR UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del GDPR UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie.